Номенклатура справ ДНЗ № 4

Номенклатура справ на 2020 рік

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1	2	4	5
Організація системи управління закладом
01-01	Урядові та галузеві документи про дошкільну освіту (укази, постанови, доручення, накази, інструкції, рішення колегії, вказівки Міністерства освіти і науки України тощо) (копії)	Доки не мине потреба
01-02	Накази начальника відділу освіти Чугуївської міської ради з основної діяльності (копії)	Доки не мине потреба
01-03	Накази завідувача дошкільного навчального закладу з основної діяльності	До ліквідації організації ст. 16 а
01-04	Статут дошкільного навчального закладу та зміни до нього	До ліквідації організації ст. 30
01-05	Колективний договір, укладений між адміністрацією дошкільного навчального закладу та трудовим колективом	До ліквідації організації ст. 395 а
01-06	Правила внутрішнього трудового розпорядку	1 рік¹ ст. 397	¹Після заміни новими
01-07	Протоколи оперативних нарад при керівництві дошкільного навчального закладу	5 років ст. 13
01-08	Протоколи засідань педагогічної ради дошкільного навчального закладу	10 років ст. 14 а
01-09	Протоколи загальних зборів трудового колективу	До ліквідації організації ст. 12 а
01-10	Протоколи батьківських зборів	До ліквідації організації ст. 12 а
01-11	Річні плани роботи дошкільного навчального закладу	5 років ст. 157 а
01-12	Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни керівника дошкільного навчального закладу	До ліквідації організації ст. 45 а
01-13	Паспорт дошкільного навчального закладу	1 рік ст. 541	Після заміни новими
01-14	Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності дошкільного навчального закладу	5 років ст. 77
01-15	Контрольно-візитаційна книга	3 роки після закінчення книги	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархів Харківської області (протокол від 23.02.2012 № 2)
01-16	Листування з організаціями та установами з основної діяльності	5 років ст. 23
01-17	Журнал реєстрації наказів завідувача дошкільного навчального закладу з основної діяльності	До ліквідації організації ст. 121 а
01-18	Журнал реєстрації особистого прийому громадян завідувачем дошкільного навчального закладу	3 роки ст. 125
01-19	Журнал реєстрації звернень громадян	5 років ст. 124
01-20	Журнал реєстрації вхідних документів	3 роки ст. 122
01-21	Журнал реєстрації вихідних документів	3 роки ст. 122
01-22	Журнал реєстрації телефонограм	1 рік ст. 126
01-23	Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради дошкільного навчального закладу	До ліквідації організації ст. 121 а
01-24	Журнал реєстрації протоколів загальних зборів колективу	До ліквідації організації ст. 121 а
01-25	Журнал реєстрації протоколів оперативних нарад при керівництві дошкільного навчального закладу	3 роки ст. 122
01-26	Книга обліку педагогічних працівників	50 років	Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240
01-27	Книга обліку наслідків внутрішнього контролю	5 років	Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240
01-28	Номенклатура справ документів організації системи управління дошкільного навчального закладу (витяг зі зведеної номенклатури справ)	3 роки ст.112 в	Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	4	5
02. Організація системи дошкільної освіти
02-01	Накази завідувача дошкільного навчального закладу про переведення, прибуття (вибуття) дітей в дошкільному навчальному закладі	5 років після переведе- ння дітей до школи	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 20.04.2011 № 3)
02-02	Річний план роботи дошкільного навчального закладу	До заміни новими ст. 552
02-03	Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності дошкільного навчального закладу	До ліквідації організації ст. 302 б
02-04	Індивідуальні плани працівників	1 рік ст. 161
02-05	Особові справи дітей (заяви, копії свідоцтв про народження, згода на обробку персональних даних)	3 роки¹ ст. 494б	¹Після закінчення або вибуття
02-06	Списки дітей від народження до 6 років згідно з територією обслуговування	До заміни новими	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 06.03.2011 № 2)
02-07	Документи (довідки, плани, звіти тощо) експертизи рівнів досягнень дітей (6-й рік життя) відповідно до вимог Базового компоненту дошкільної освіти	5 років ст. 298
02-08	Документи (аналітичні огляди, довідки тощо) щодо аналізу рівня знань дітей кожної вікової групи	5 років ст. 298
02-09	Журнал прибуття (вибуття) дітей дошкільного навчального закладу	10 років ст. 525 є	За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ 75 років
02-10	Журнал обліку щоденного відвідування дітьми груп	5 років ст. 590
02-11	Номенклатура справ з організації системи дошкільної освіти (витяг зі зведеної номенклатури справ)	3 роки ¹ ст.112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального заклад

1	2	3	4	5
03. Охорона дитинства
03-01	Нормативно-правові документи з питань охорони дитинства (копії)		Доки не мине потреба
03-02	Списки дітей пільгових категорій		До заміни новими	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 06.03.2011 № 2)
03-03	Документи (довідки, звіти, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту		5 років ст. 44б, ст. 303
03-04	Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей в дошкільному навчальному закладі		5 років ст. 44б, ст. 303
03-05	Документи (копії наказів, листи, заходи, інформації тощо) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я дітей		5 років ст. 44б, ст. 303
03-06	Документи (копії наказів, довідки, інформації тощо) щодо профілактики дитячого травматизму		5 років ст. 44б, ст. 303
03-07	Акти розслідування нещасних випадків з дітьми		45 років ст. 453	Пов’язані із значними матеріальними збитками, людськими жертвами – постійно
03-08	Листування з органами і службами, причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії)		Доки не мине потреба
03-09	Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з дітьми		45 років ст. 477	¹Після закінчення журналу
03-10	Журнал реєстрації інструктажів з БЖД у дошкільному навчальному закладі		10 років¹ ст. 481	¹Після закінчення журналу
03-11	Журнал обліку звернень та повідомлень про жорстоке поводження з дітьми або загрозу його вчинення		До ліквідації організації	Наказ МОН України, МОЗ України, МСП України, МВС України від 19.08.2014 № 564/836/945/577
03-12	Номенклатура справ документів з охорони дитинства (витя зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	3	4	5
04. Охорона праці, техніка безпеки
04-01	Нормативно-правові документи з питань охорони праці та техніки безпеки (копії)		Доки не мине потреба
04-02	Документи (протоколи, звіти, довідки, інформації тощо) з охорони праці та техніки безпеки		5 років ст. 437
04-03	Документи (відомості, звіти, довідки тощо) про нещасні випадки та травматизм в дошкільному навчальному закладі		45 років ст. 453	¹Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 років
04-04	Документи (акти, довідки, інформації тощо) щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в дошкільному навчальному закладі		5 років ст. 434
04-05	Акти розслідування нещасних випадків з працівниками дошкільного навчального закладу		45 років ст. 453	¹Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 років
04-06	Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з працівниками дошкільного навчального закладу		45 років¹ ст. 477	¹Після закінчення журналу
04-07	Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці працівників дошкільного навчального закладу		10 років¹ ст. 481	¹Після закінчення журналу
04-08	Журнал реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового тощо) з питань охорони праці та пожежної безпеки		10 років¹ ст. 482	¹Після закінчення журналу
04-09	Номенклатура справ документів з охорони праці, техніки безпеки (витяг зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	4	5
05. Науково-методична робота
05-01	Нормативно-правові документи щодо організації науково-методичної роботи (копії)	Доки не мине потреба
05-02	План підвищення кваліфікації педагогічних кадрів	5 років ст. 537
05-03	Звіти і відомості про проведення атестації педагогічних працівників	5 років ст. 638
05-04	Документи (протоколи, копії наказів, довідки, рішення, звіти, інформації тощо) з державної атестації дошкільного навчального закладу	До ліквідації організації ст. 48
05-05	Документи (звіти, інформації тощо) щодо організації методичної роботи	5 років ст. 303
05-06	Документи (накази, розпорядження, листи тощо) щодо здійснення виховної роботи (копії)	Доки не мине потреба
05-07	Документи (копії наказів, плани-графіки тощо) про підвищення кваліфікації педагогічних кадрів	5 років ст. 537
05-08	Документи (заявки, умови проведення довідки, програми, звіти тощо) про проведення конкурсів, свят, змагань.	5 років ст. 64 б
05-09	Документи (довідки, акти, інформації тощо) тематичних та комплексних перевірок в дошкільному навчальному закладі	5 років ст. 77
05-10	Журнал обліку отримання і видачі навчальних програм, методичних посібників	3 роки після закінчен- ня журналу	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол від 27.10.2010 № 9)
05-11	Номенклатура справ документів з науково-методичної роботи (витяг зі зведеної номенклатури справ)	3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	3	4	5
06. Зміцнення навчально-матеріальної бази
06-01	Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року		5 років	Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240
06-02	Документи (інформації, звіти, довідки, акти тощо) щодо проведення у дошкільному навчальному закладі ремонтних робіт		5 років ст. 298
06-03	Документи (звіти, інформації тощо) щодо використання енергоносіїв		3 роки ст. 1904
06-04	Технічна документація із землеустрою щодо складання документів, що посвідчують право на земельну ділянку навчального закладу		До заміни новими ст. 2124
06-05	Документи (плани, довідки, огляди, листи тощо) про підготовку будівель до зими		3 роки ст. 1054
06-06	Акти про технічний стан будівель навчального закладу		3 роки ст. 1053
06-07	Журнал реєстрації дефектів та проведених ремонтних робіт		3 роки ст. 122
06-08	Номенклатура справ документів зміцнення навчально-матеріальної бази (витяг зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	4	5
07. Робота з кадрами та громадянами
07-01	Накази начальника відділу освіти Чугуївської міської ради з особового складу (копії)	Доки не мине потреба
07-02	Накази завідувача дошкільного навчального закладу з особового складу (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу посаду, сумісництво, заміщення, звільнення, атестація, підвищення кваліфікації, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; відпустки щодо догляду за дитиною, відпустки за власний рахунок; довгострокові відрядження в межах України та за кордон)	75 років ст. 16 б
07-03	Накази завідувача дошкільного навчального закладу про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням	5 років ст. 16 б
07-04	Посадові інструкції працівників дошкільного навчального закладу	5 років¹ ст. 43	¹Після заміни новими
07-05	Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників дошкільного навчального закладу	75 років¹ ст. 493 в	¹Після звільнення
07-06	Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки тощо)	До запитання, не затребувані не менше 50 років ст. 508
07-07	Документи (заяви, індивідуальні плани, звіти, біографічні довідки тощо) щодо роботи з кадровим резервом	5 років ст. 525 е
07-08	Документи (подання, характеристики, звіти тощо) про подання на нагородження працівників державними, відомчими, регіональними нагородами	75 років ст. 654 б
07-09	Книга обліку трудових книжок і вкладок до них	50 років ст. 530 а
07-10	Журнал обліку особових справ працівників дошкільного навчального закладу	75 років ст. 528
07-11	Журнал обліку працівників дошкільного навчального закладу	75 років ст. 525 б
07-12	Журнал реєстрації наказів з особового складу	75 років ст. 121 б
07-13	Номенклатура справ документів по роботі з кадрами та громадянами (витяг зі зведеної номенклатури справ)	3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	3	4	5
08. Бухгалтерські документи
08-01	Штатний розпис дошкільного навчального закладу (копії)		Доки не мине потреба
08-02	Мережа дошкільного навчального закладу		До ліквідації організації ст. 33 а
08-03	Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності закладу		До ліквідації організації ст. 302 б
08-04	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів		3 роки¹ ст. 345	¹За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законо-давства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення ²Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.
08-05	Документи (тарифікаційні списки, склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників закладу		25 років ст. 415
08-06	Табель обліку використання робочого часу		1 рік ст. 408
08-07	Журнал обліку господарського майна та товарно-матеріальних цінностей		3 роки¹ ст. 351	¹Див. примітки до справи з індексом 08-04
08-08	Журнал реєстрації актів списання матеріальних цінностей		3 роки ст. 122
08-09	Журнал обліку харчування працівників		3 роки ст. 770
08-10	Номенклатура справ по роботі з бухгалтерськими документами (витяг зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчально закладу

1	2	3	4	5
09. Фізкультурно-оздоровча робота, харчування дітей
09-01	Історії розвитку дітей дошкільного закладу		5 років ст. 722 а
09-02	Витяги з протоколів психолого-медико-педагогічної консультації на кожну дитину (копії)		Доки не мине потреба
09-03	Документи (довідки, виписки, інформації тощо) медико-педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей		5 років ст. 718
09-04	Медична карта дитини для дитячого садку (ф. 026/о)		5 років ст. 722 а
09-05	Медична контрольна карта диспансерного нагляду (ф. 030/о) дітей дошкільного закладу		5 років ст. 721 в	Після зняття з диспансерного обліку
09-06	Індивідуальні карти імунізації дітей (ф. 063-1/о) дошкільного закладу		5 років ст. 722 а
09-07	Журнал обліку профілактичних щеплень		3 роки ст. 745
09-08	Журнал реєстрації екстрених повідомлень про інфекційне захворювання, харчове отруєння, незвичайну реакцію на щеплення		3 роки ст. 745
09-09	Журнал обліку інфекційних захворювань (ф. 060/о) дітей дошкільного закладу		3 роки ст. 745
09-10	Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання дітей дошкільного закладу		3 роки ст. 486	Після закінчення журналу
09-11	Журнал обліку історії розвитку дитини (антропометрії)		5 років ст. 722 а
09-12	Журнал обліку виконання норм харчування		1 рік ст. 464
09-13	Журнал бракеражу сирих продуктів		3 роки ст. 122
09-14	Журнал бракеражу готової продукції		3 роки ст. 122
09-15	Журнал обліку періодичних медичних оглядів працівників харчоблоку		3 роки ст. 707
09-16	Журнал обліку харчової продукції на складах		3 роки ¹ ст. 1007	¹За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законо-давства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення ²Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.
09-17	Номенклатура справ фізкультурно-оздоровчої роботи та харчування дітей (витяг зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	3	4	5
10. Робота практичного психолога
10-01	Номативно-правові документи (накази, листування, постанови та ін.) щодо роботи практичного психолога		Доки не мине потреба
10-02	Річний план роботи практичного психолога		1 рік ст. 161
10-03	Місячні плани роботи практичного психолога		Доки не мине потреба ст. 162
10-04	Статистичні та аналітичні звіти з питань роботи практичного психолога		5 років ст. 303
10-05	Індивідуальні картки психолого-педагогічного діагностування дітей дошкільного закладу		5 років ст. 722 а
10-06	Документи (програми, плани, аналітичні огляди, інформації та ін.) щодо роботи з обдарованими дітьми		5 років ст. 44 б ст. 298
10-07	Документи (інформації та ін.) щодо роботи з напрямку формування навичок здорового способу життя, правової просвіти, профорієнтації тощо (з учнями, батьками, керівниками гуртків) (копії)		Доки не мине потреба
10-08	Журнал реєстрації індивідуальних консультацій практичного психолога		1 рік ст. 634
10-09	Журнал проведення корекційно-відновлювальної та розвивальної роботи з дітьми		5 років ст. 630
10-10	Журнал реєстрації спостережень		5 років ст. 630
10-11	Журнал щоденного обліку роботи		5 років ст. 630
10-12	Номенклатура справ документів роботи практичного психолога (витяг зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	3	4	5
11. Діяльність профспілкового комітету
11-01	Протоколи засідань профспілкового комітету дошкільного навчального закладу		До ліквідації організації ст. 1220
11-02	Річні плани роботи профспілкового комітету дошкільного навчального закладу		5 років ст. 160
11-03	Облікові картки членів профспілки		До зняття з обліку ст. 1251
11-04	Заяви про прийняття у члени профспілки		3 роки¹ ст. 1237	¹Після вибуття з членів громадської організації
11-05	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) членів профспілки та документи стосовно вирішення порушених у них питань		5 років¹ ст. 82 б	¹У разі неодноразового звернення – 5р. після останнього розгляду
11-06	Листування з вищестоящими профспілковими органами з питань діяльності профорганізації		5 років ст. 22
11-07	Номенклатура справ документів щодо діяльності профспілкового комітету (витяг зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

1	2	3	4	5
12. Архів
12-01	Протоколи засідань експертної комісії дошкільного навчального закладу		10 років ст. 14 а
12-02	Положення про архівний підрозділ дошкільного навчального закладу		75 років ст. 39
12-03	Положення про експертну комісію дошкільного навчального закладу		75 років ст. 39
12-04	Справа фонду (історична довідка, доповнення до неї, акти перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів)		До ліквідації організації ст. 130
12-05	Описи справ з особового складу		3 роки¹ ст. 137 б	¹Після знищення справ
12-06	Документи (акти, довідки) про підсумки перевірок архівними установами стану діловодства та архівної справи		5 років ст. 113
12-07	Паспорт архіву дошкільного навчального закладу		3 роки ст. 131	Після заміни новими
12-08	Журнал реєстрації протоколів засідань експертної комісії дошкільного навчального закладу		До ліквідації організації ст. 121 а
12-09	Зведена номенклатура справ		5 років ¹ ст.112 а	¹Після заміни новими та за умови складання зведених описів справ дошкільного навчального закладу
12-10	Номенклатура справ документів архіву (витяг зі зведеної номенклатури справ)		3 роки ¹ ст.112 в	¹Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

Відповідальний за архів ________________________ М.В. Рихтік

« ___»___________2017

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕК архівного відділу апарату
дошкільного навчального виконавчого комітету Чугуївської міської ради

закладу від ________________ № _________

від _____________№______

Голова ЕК _________________ Л.В.ШУТЬ

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2017 році у дошкільному навчальному закладі

За строками зберігання	Усього	У тому числі:
За строками зберігання	Усього	таких, що переходять	з позначкою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом

Підсумкові відомості передано

в архівний підрозділ відділу освіти

Чугуївської міської ради

Відповідальний за діловодство Я.О. Назаренко

«______»______________ 20______ р.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.

Наказ МОНУ від 02.07.2009 № 616 "Про затвердження Положення про психологічну службу".

Наказ МОНУ від 28.12.2006 № 864 "Про планування діяльності, ведення документації і звітності усіх ланок психологічної служби системи освіти України" та у зв’язку з виробничою необхідністю.

Чугуївський дошкільний навчальний заклад (ясла-садок) № 4 " СОНЕЧКО "

Номенклатура справ ДНЗ № 4